Uprawnienie do bezpłatnego otrzymania wycofanych z rynku produktów dokonywane jest decyzją Prezesa Agencji Rynku Rolnego, na wniosek zainteresowanej jednostki.

Do wniosku winny być załączone następujące dokumenty:

dokumenty urzędowe wskazujące organy i osoby uprawnione do reprezentowania wnioskodawcy (np. akt powołania danej osoby na stanowisko dyrektora placówki),
statut lub umowa o utworzeniu jednostki organizacyjnej (może to być też np. uchwała organu samorządowego o utworzeniu szkoły),
zgoda osób zarządzających jednostką organizacyjną lub osoby fizycznej na przeprowadzenie kontroli w zakresie określonym przepisami Unii Europejskiej,
zobowiązanie do:

a) przestrzegania przepisów Unii Europejskiej o nieprzeznaczeniu owoców i warzyw do sprzedaży,
b) prowadzenia odrębnych rejestrów zapasów owoców i warzyw oraz odrębnej rachunkowości dotyczącej działań związanych z zagospodarowaniem owoców i warzyw nieprzeznaczonych do sprzedaży,
c) przekazywania Prezesowi ARR świadectwa przejęcia owoców i warzyw nieprzeznaczonych do sprzedaży.Niezbedne dokumenty znajdują się w poniższym linku
http://arr.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=164&Itemid=169

Zobowiązania, o których mowa w pkt 4 zawarte są we wniosku o przyznanie uprawnienia, a podpisanie wniosku przez uprawnioną osobę lub osoby oznacza ich akceptację.

Wnioski, o których mowa powyżej, jak i „Warunki uczestnictwa organizacji charytatywnych oraz innych jednostek organizacyjnych lub osób fizycznych w mechanizmie (…)” dostępne są na stronie internetowej Agencji
Owoce lub warzywa otrzymane bezpłatnie od producentów nie mogą zastąpić ilości normalnie kupowanych przez jednostkę, która te produkty otrzymała, lecz mogą być jedynie uzupełnieniem tych ilości.
Mechanizm „Tymczasowe nadzwyczajne wsparcie producentów owoców i warzyw” nie jest tożsamy z mechanizmem „Owoce w szkole” i nie narusza żadnych uprawnień danej jednostki wynikających z uczestnictwa mechanizmu „Owoce w szkole”.

Źródło: strona ARR